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작업의뢰와 주문 등 생산이나 작업 등에 관한 거래문서는 자사의 작업능력이나 진행정도 등 제반 사항을 참작하여 문서를 작성하여야 한다. 이는 서로간의 신뢰와 회사이익에 직결되는 문제이다.
즉, 하루에 10개의 제작능력이 있는 부품공급처에서 100개의 물량을 1주일 이내에 완성하여 공급하겠다고 할 경우 그 약속은 지키기가 어렵고 이를 지키지 못함으로 인하여 신뢰에 흠이 가고 경우에 따라 손해를 배상하여야 하는 요인도 감수해야 한다.
그러므로 작업능력이나 진행정도 등 자사의 제반사항을 참작하여 신중하게 거래문서를 작성하여야 한다.

거래관계 문서는 금전관계와 직결되는 경우가 대부분이다. 금전관계는 회사의 주목적이 되는 것이므로 가장 신중하게 고려할 문제이다.
즉, 회사의 이익창출을 위해 어느 선에서 물품을 구입하고 판매할 것인가를 책정하여 그에 맞게 문서를 작성하여야 한다. 그러기 위해서는 어떤 종류의 물품을 어느 선에서 구입·납품하여야 할 것인가를 신중하게 고려하고 그에 맞는 가액을 설정하여 작업의뢰나 주문 및 견적서를 작성하여야 할 것이다.
기업은 영리를 목적으로 하므로 기업에 이익을 주는 사람을 필요로 한다는 사실을 명심하여야 할 것이다.

이상과 같은 제반 사정을 고려하여 초안을 작성하면 주된 목적과 내용 및 날짜와 금액 등에 관한 사항이 누락되거나 잘못된 부분이 없는지를 확인하고 자사의 작업진행 등에 이상 여부를 점검 확인한 후 문서를 작성하고 오탈자 여부를 확인하여 수정·보완한 후 발송하여야 한다.

문장은 간단·명료하고 알기 쉽게 작성하되 6하원칙에 맞추어 일목요연하게 각 사안별로 나누어 배열하여야 한다.

연호는 서기를 쓰되 서기의 표시는 생략하고, 날짜는 연월일의 글자를 생략하고 온점( . )을 찍어 사용하며, 이상과 이하 및 미만 등의 표시는 정확하게 사용하여야 하며, 우회적 표현이나 기교 등은 생략하여 실질적 내용이 정확하게 전달될 수 있도록 작성하는 것이 가장 타당하다.

① 증권이나 증서의 무효선언을 위한 경우 ⇒ 증권 또는 증서를 분실·도난·멸실당한 자, 즉 그 증권에 권리를 행사할 수 있는 최종소지인
② 등기·등록의 말소를 위한 경우 ⇒ 등기권리자

① 공증인가 합동법률사무소
② 법무법인
③ 임명 공증인
④ 지방검찰청 검사 또는 지방법원 등기소장

이상에서 설명한 바와 같이 5개의 원칙적인 일은 서로 관련되어 있고, 또 그 중요성이 크므로 하나하나 체크해보는 것에 따라 서로의 검증이 되는 것이기도 하다.
한편, 위 기재의 원칙적인 사항은 아니지만 오자, 탈자에도 주의를 기울여야 한다. 애써서 쓴 문서도 오자가 있으면 신뢰성을 잃고 더나아가 날짜나 중요한 문구에 오자나 탈자가 있어 그 의미 등이 바뀌는 경우가 있으므로 이 또한 반드시 확인하는 것이 중요하다.

참고로 문서는 예법을 중시하여 기재하되 문장은 알기 쉽고 명료하게 실용을 기하되 현대적으로 문장을 작성하여야 한다. 또 사무용 문서 등은 신속성을 필요로 하므로 신속·정확하여야 하고 후일 이를 기록하거나 증명하여야 하는 등의 절차가 필요한 문서이므로 기록 및 증명의 제공과 확인의 제공에 필요한 법률적 문서로서의 형식을 갖추어 기재하여야 한다.

① 언제 ⇒ 발신 연월일
② 누가 발신했는가 ⇒ 발신자명
③ 누구에게 보내는 것인가 ⇒ 수신자명
④ 문서작성의 목적은 무엇인가 ⇒ 본문
본문은 모두부(글의 첫머리)와 주요부, 결미부로 나눌 수 있다. 본문에는 이외에 형식적으로 첫머리의 문장과 끝부분의 문장에 인사차림의 말(삼가 아룁니다 또는 삼가 올립니다 등)과 끝맺음말이 포함된다. 또한 거기에 덧붙여 문서의 목적에 관하여 내용을 확실히 하기 위하여 중요사항에 대하여는 주요부에 쓰지 않고 하기 또는 별기(별첨)라고 하여 나타내는 경우가 많다.
이렇게 함으로써 발신자는 수신자의 기분을 상하지 않게 하여 소기의 목적을 전달할 수 있고, 수신자는 그 내용을 쉽게 파악 이해할 수 있게 된다. 이외에 첨부되어 있는 서류나 도면을 그리는 경우도 있다.

● 회사문서패턴

1. 주소·회사(법인)·조직담당·성명
   수신자가 회사 등의 법인일 때 회사명과 조직, 담당을 쓰고 연결하여 이름을 쓴다. 주소까지 쓰는 예는 적지만 기록에 남길 경우에는 주소를 쓰는 것이 좋다.
   담당만을 쓰고 성명을 생략하는 경우도 있지만 같은 조직 안에 동 직위의 관리직이 복수로 있는 경우도 있어서 성명은 반드시 기재하여야 한다.

   [예] ○○주식회사 영업부장 홍길동

2. 존칭의 말 등
   직위에 대하여 문서를 낼 경우에는「전(殿)」을 많이 사용하고 있으나, 시말서와 같은 문서에 관하여는 느낌상으로「전」은 사용하기 어렵고「양(樣)」을 사용하고 있다. 이에 대하여는 특별한 규칙은 없으나 문서의 목적과 내용에 맞추어서 사용하면 좋다.
   각위라고 하는 것은 편리한 용어로 많은 사람들에게 보낼 경우로 수신자를 특정하지 않을 때 사용한다. 즉,「○○회원 여러분」과 같은 경우를 들 수 있다. 이때 여러분은 어느 한 사람을 특정하지 않고, 관련 회원이면 누구나 그 대상(수신자)이 될 수 있다.

본문에 관한 각 항목의 포인트

1. 표제(건명)
   내용을 바로 알 수 있도록 표제를 붙인다. 표제에 이어서 괄호 안에 내용의 종류를 부기하면 한층 문서의 목적과 성질이 분명하게 된다.
   괄호 안에 부기하는 예

   [예] * 의뢰 * 확인 * 보고 * 통지 * 청구 * 조회 * 안내 * 회답 * 연락

   ● 본문의 구성도
   
2. 관사와 모두부(기어, 전문)
   ① 관사 ⇒ 문장의 첫머리 인사말을 기재
   ② 모두부 ⇒ 그 시기, 즉 계절과 그 때에 맞는 인사말을 기재(예, 신록의 계절 등)
   이는 회사문서이기 때문에 이에 대해서는 그다지 신경써서 기재할 필요는 없으나 상대의 인격을 존중하는 차원에서 경어를 사용하여 정중하게 쓰는 것이 좋다.
   
3. 주요부
   주요부의 기재방법에는 문장의 종류에 따라서 다르다. 특히, 요점에 관하여는 문장이 종료했을 때「하기」나「별첨」등을 종료 후에 하단에 기재하여 표현하는 일이 많다. 이는 요점이 확실하게 상대방에게 전달되지 않을 정도로 복잡, 난해한 문장이거나 진기한 것을 과시하는 듯한 문장은 호감이 가지 않기 때문이다.
   목적을 확실하게 한 문장을 생각하는 일이 회사문서를 작성하는 포인트라고 생각할 수 있다. 실질을 중요시하고 특히 주목받고 싶은 곳은「……」을 붙이거나 여러 가지 배려를 해주면 좋다.
   주요부의 내용구성은 6하원칙을 활용하여 작성할 수 있도록 하면 좋다.

   [예] 회의 안내 ㆍwho ⇒ 누가 …… 주최자 ㆍwhat ⇒ 무엇을 …… 의제 ㆍwhen ⇒ 언제 …… 개최일 ㆍwhere ⇒ 어디서 …… 회의 장소 ㆍwhy ⇒ 왜(무엇 때문에) …… 회의개최의 이유 ㆍhow ⇒ 어떤 식으로 …… 회의의 운영방법

   
   
4. 결미부와 결사
   ㆍ결미부
   ① 주요부에 따라 다른 것
   통상 안내 …… * 안내
   통지 …… 통지
   보고 …… 보고
   조회 …… 조회
   의뢰 …… 의뢰
   회답 …… 회답
   답장 …… 답장의 경우에는 올립니다.
   
   ② 주요부에 따라 다르지 않는 것
   잘 부탁드립니다.
   배려해 주시도록 부탁드립니다.
   때가 때인 만큼 자애하시기를 빕니다.
   
   (의뢰문) 물건조사(1)

1. 작성주체에 의한 분류
   문서는 그 작성주체에 따라 공문서와 사문서로 분류한다.
   
   ① 공문서
   공문서란 공적인 목적을 위하여 공공기관 또는 공무원이 그 직무상의 권한 내에서 작성하는 것으로 이에는 각종 법규문서와 훈령이나 예규, 지시 등에 의한 문서 및 공고문과 각종 민원문서 등이 있다.

   ② 사문서
   사문서란 개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서이나 개인이 행정기관 등에 제출하는 각종 신청서나 허가서 등은 비록 개인이 작성한 것이라 할지라도 행정기관에 제출·접수하는 것이므로 행정기관에 제출·접수가 되면 공문서가 됨에 유의하여야 한다.

2. 내용에 의한 분류
   문서는 그 내용의 공개여부 등에 따라 극비 등을 요하는 비밀문서와 이를 요하지 않는 공개문서 및 일반 사무처리에 사용되는 일반문서와 특별사무에 사용되는 특별문서로 분류할 수 있으나 이는 각 조직의 형태와 성격에 따라 조금씩의 차이가 있으나 그 조직의 극비를 요하는 경우, 즉 특별한 프로젝트에 관한 내용이나 기업의 생태 등을 요하는 경우 등에는 이를 극비로 처리하므로 비밀문서나 특별문서로 분류하여 처리하는 것이 통례이고, 누구나 알고 있는 사항이나 그 밖의 기타 비밀 등을 요하지 않은 사항은 공개문서나 일반문서에 의하여 작성한다.
   
   
3. 수신대상에 의한 분류
   수신자가 조직체 내부인인 경우에는 대내문서가 되고 수신자가 조직체 외부인인 경우에는 대외문서가 된다.
   즉, 대내문서란 사내에서의 각종 지시나 협조, 보고, 통지 등을 목적으로 하는 문서를 대내문서라 하고, 대외문서란 조직체 외적인 사항, 즉 거래처나 각종 행정기관 및 기타 일반 외부인을 상대로 만든 문서로 주문서나 청구서, 신청서 등을 말한다.

   < 참 고 > 대내(사내)문서의 구성요소 사내문서는 통상 두문과 본문, 결문으로 구성되고, 문서의 번호와 발신 연월일 및 수신자와 발신자명을 두문부에 기재하고, 제목 과 주문은 본문에 기재한 후 "이상"이나 "끝" 등의 문구를 이용하여 결문에 기재한다. 대외(사외)문서의 구성요소 대외문서의 구성은 두문과 본문, 부기, 결문으로 구성되고, 대내 문서와 마찬가지로 문서번호와 발신 연월일, 수신자명, 발신자명을 두문부에 기재하나 내부문서와는 달리 수·발신자의 주소를 기재 하여야 하고, 본문은 제목과 전문, 주문, 말문으로 구성되며 내부 문서와 같이 결문으로 마무리되나 대외문서에는 본문과 결문 사이에 부기라는 부분을 두고 여기에 추신할 글이나 첨부할 서류나 물건 및 담당자의 직위와 성명을 기재한다는 데에 차이가 있다.

4. 처리단계에 의한 분류
   이는 문서의 처리과정 및 보관형태 등 문서의 처리절차 등에 따른 분류로 여기에는 접수, 배포, 보관, 폐기나 처리(결재 등)여부 및 기안, 합의, 완결문서 등으로 분류하여 시행하고 있으나 조직의 성격과 형태에 따라 다소의 차이가 있으나 그 문서의 기본 틀에는 큰 차이가 없다.
   이는 문서는 그 제목과 형태에 불구하고 기본적 틀을 유지하고 있기 때문이다.

기안문은 6하원칙에 의하여 정확하게 작성하되 비교적 이해하기 쉽고, 간결하고, 명확하게 작성하여야 한다.

시행일자란 문서가 효력을 발생하는 날짜를 말하는 것으로 일반 조직체(회사 등) 내에서는 최종 결재권자의 결재가 있어야 그 효력이 있으므로 최종 결재일을 기재한다.