[무료서식] 거래문서

1. 개요 거래관계 문서란 기업체 상호간의 거래내역 등에 관한 사항을 문서로 작성한 것으로서 거래계약체결에 따른 계약서를 작성하고 거래관계를 유지하는데 필요한 물품의 주문과 대금의 지급 등에 따른 견적서, 주문서, 대금지급청구서, 작업의뢰서, 구입신청서, 반품요구서와 승낙서 등 다양하게 존재하고 있다. 통상 이에 관한 문서들은 각 회사가 나름대로 일정 규정에 의하여 양식을 마련하여 놓고 이를 사용하고 있는 것이 전반적인 추세이다. 그러므로 이에 관하여는 통일된 양식보다는 각 회사 등의 업무의 종류와 형태에 따라 각 회사의 실정에 맞게 문서를 만들어 사용함이 편리하다. 2. 거래문서의 작성과 유의사항 거래(영업)관계 문서는 금전문제와 직결되는 등으로 인하여 문구의 하나하나마다 신중을 기하고 명확하게 작성하여 중요하게 다루어야 한다. 특히, 오자나 탈자가 없도록 주의하여 기재하여야 하며, 금액의 기재 등에는 날인을 하는 등의 조치로 명확히 하여 둘 필요가 있다. 예컨대, 주문서에 수량을 잘못 기재한다거나, 제품의 가격이나 납기일 또는 기타 중요 사항을 잘못 기재한 경우 중대한 문제가 발생하여 돌이킬 수 없는 손실을 야기할 수도 있다. 이를 방지하고 예방하기 위하여는 세심한 배려와 확인이 필요하다. 또한 거래관계 문서는 어떠한 행위사실을 입증하는 중요한 입증자료로 후일 분쟁 등이 발생할 경우 증빙자료로 활용되기도 하므로 사실에 근거하여 명확하게 작성하고 기명날인하여야 한다. 가. 간결하고 명료하게 작성하라 거래관계 문서는 기업체 상호간의 거래내역 등에 관한 사항을 작성하는 것이므로 간결하고 명확하게 작성하여야 한다. 즉, 언제, 무엇을, 어떻게 하여주기를 바란다는 형태로 거래 내용에 따른 요점을 간략하게 기재하면 된다. 나. 의사표현을 확실하게 하라 거래관계 문서는 그 의사표현을 확실하게 하여야 한다. 즉,「갑」이「을」에게 20○○년 ○월 ○일까지 ○○물품 ○개를 ○○장소에 납품하여 주기를 원할 경우, 을은 그 지정일자와 장소에 원하는 물품을 납품하여 주겠다는 표현이나 지정일자까지 ○○의 이유로 납품을 할 수 없으니 ○월 ○일까지 연기해 주기를 바란다는 의사를 명확하게 표현하여야 이로 인한 부작용을 해소할 수 있는 방안이 될 것이다. 다. 작업일정 등을 고려하여 작성하라 작업의뢰와 주문 등 생산이나 작업 등에 관한 거래문서는 자사의 작업능력이나 진행정도 등 제반 사항을 참작하여 문서를 작성하여야 한다. 이는 서로간의 신뢰와 회사이익에 직결되는 문제이다. 즉, 하루에 10개의 제작능력이 있는 부품공급처에서 100개의 물량을 1주일 이내에 완성하여 공급하겠다고 할 경우 그 약속은 지키기가 어렵고 이를 지키지 못함으로 인하여 신뢰에 흠이 가고 경우에 따라 손해를 배상하여야 하는 요인도 감수해야 한다. 그러므로 작업능력이나 진행정도 등 자사의 제반사항을 참작하여 신중하게 거래문서를 작성하여야 한다. 라. 금전관계는 신중하고 명확하게 작성하라 거래관계 문서는 금전관계와 직결되는 경우가 대부분이다. 금전관계는 회사의 주목적이 되는 것이므로 가장 신중하게 고려할 문제이다. 즉, 회사의 이익창출을 위해 어느 선에서 물품을 구입하고 판매할 것인가를 책정하여 그에 맞게 문서를 작성하여야 한다. 그러기 위해서는 어떤 종류의 물품을 어느 선에서 구입·납품하여야 할 것인가를 신중하게 고려하고 그에 맞는 가액을 설정하여 작업의뢰나 주문 및 견적서를 작성하여야 할 것이다. 기업은 영리를 목적으로 하므로 기업에 이익을 주는 사람을 필요로 한다는 사실을 명심하여야 할 것이다. 마. 확인ㆍ점검을 반드시 하라 이상과 같은 제반 사정을 고려하여 초안을 작성하면 주된 목적과 내용 및 날짜와 금액 등에 관한 사항이 누락되거나 잘못된 부분이 없는지를 확인하고 자사의 작업진행 등에 이상 여부를 점검 확인한 후 문서를 작성하고 오탈자 여부를 확인하여 수정·보완한 후 발송하여야 한다. 3. 거래문서 작성요령 가. 서식(문서의 틀)의 결정 문서를 작성하기 위하여는 먼저 어떠한 서식(틀)에 작성할 것인가를 생각하여야 한다. 서식은 통상 각 형태에 따라 법령으로 결정되어 있는 것과 그렇지 않는 것이 있고, 또 각 조직체(회사 등)마다 일정한 틀에 의한 서식을 만들어 사용하고 있는 경우가 많다. 그러므로 문서는 그에 맞는 서식을 선택하여 작성하여야 한다. 어떠한 서식을 사용하여 문서를 작성할 것인가는 문서작성자의 능력을 실험하는 잣대가 될 수 있다. 문서에 맞는 서식은 그 성격에 따라 이미 만들어 사용하고 있는 서식 중 사안에 맞는 서식을 채택하여 사용하면 되고, 그렇지 않는 경우 이미 만들어져 있는 서식 등을 응용하거나 기안문서(용지) 등을 이용하여 각 형태에 맞게 응용하여 사용하면 된다. 나. 글자와 문체 글자는 쉽고 간명한 한글을 사용하되 표준말과 순화된 용어를 사용하고, 문체는 구어체(…입니다, …습니다 등)를 기준으로 작성하며, 한자를 병용할 경우 상대가 읽기 편하도록 배려하여 균형을 생각하면서 사용하되 현재 쓰이는 한자(당용 한자)나 상용한자를 사용하여 작성한다. 또한 숫자나 기호를 사용할 경우 숫자는 아라비아 숫자를 사용하고, 기호는 문장의 구성에 따라 그 크기에 맞게 순서를 정하여 배열하여야 한다. 다. 문장의 배열 문장은 간단·명료하고 알기 쉽게 작성하되 6하원칙에 맞추어 일목요연하게 각 사안별로 나누어 배열하여야 한다. 라. 기 타 연호는 서기를 쓰되 서기의 표시는 생략하고, 날짜는 연월일의 글자를 생략하고 온점( . )을 찍어 사용하며, 이상과 이하 및 미만 등의 표시는 정확하게 사용하여야 하며, 우회적 표현이나 기교 등은 생략하여 실질적 내용이 정확하게 전달될 수 있도록 작성하는 것이 가장 타당하다. 4. 거래문서 작성사례 거래요청서(부품) 제안 요청서(간단양식) 견적서 제출문(표지) (견적서) 일반 (주문서) 표준(2) (주문서) 표준(1) (청구서) 표준(1) (청구서) 표준(2) 출장 복명서(기본형) 매수대금의 청구 반품요청 승낙서 반품요청 거절장 (사과문) 납기지연(6) 거래요청서(거래내역서 첨부) 거래요청 승낙서 대리점 개설 신청서(간단양식) (의뢰문) 신입사원 사내훈련 강사 (의뢰문) 물건조사(2) (의뢰문) 제품생산 (통지문) 제품생산 의뢰 거절 (통지문) 물품제공 (통지문) 납품정지 (통지문) 대리권 취소 출처 : 예스폼(http:\www.yesform.com)