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작업의뢰와 주문 등 생산이나 작업 등에 관한 거래문서는 자사의 작업능력이나 진행정도 등 제반 사항을 참작하여 문서를 작성하여야 한다. 이는 서로간의 신뢰와 회사이익에 직결되는 문제이다.
즉, 하루에 10개의 제작능력이 있는 부품공급처에서 100개의 물량을 1주일 이내에 완성하여 공급하겠다고 할 경우 그 약속은 지키기가 어렵고 이를 지키지 못함으로 인하여 신뢰에 흠이 가고 경우에 따라 손해를 배상하여야 하는 요인도 감수해야 한다.
그러므로 작업능력이나 진행정도 등 자사의 제반사항을 참작하여 신중하게 거래문서를 작성하여야 한다.

거래관계 문서는 금전관계와 직결되는 경우가 대부분이다. 금전관계는 회사의 주목적이 되는 것이므로 가장 신중하게 고려할 문제이다.
즉, 회사의 이익창출을 위해 어느 선에서 물품을 구입하고 판매할 것인가를 책정하여 그에 맞게 문서를 작성하여야 한다. 그러기 위해서는 어떤 종류의 물품을 어느 선에서 구입·납품하여야 할 것인가를 신중하게 고려하고 그에 맞는 가액을 설정하여 작업의뢰나 주문 및 견적서를 작성하여야 할 것이다.
기업은 영리를 목적으로 하므로 기업에 이익을 주는 사람을 필요로 한다는 사실을 명심하여야 할 것이다.

이상과 같은 제반 사정을 고려하여 초안을 작성하면 주된 목적과 내용 및 날짜와 금액 등에 관한 사항이 누락되거나 잘못된 부분이 없는지를 확인하고 자사의 작업진행 등에 이상 여부를 점검 확인한 후 문서를 작성하고 오탈자 여부를 확인하여 수정·보완한 후 발송하여야 한다.

문장은 간단·명료하고 알기 쉽게 작성하되 6하원칙에 맞추어 일목요연하게 각 사안별로 나누어 배열하여야 한다.

연호는 서기를 쓰되 서기의 표시는 생략하고, 날짜는 연월일의 글자를 생략하고 온점( . )을 찍어 사용하며, 이상과 이하 및 미만 등의 표시는 정확하게 사용하여야 하며, 우회적 표현이나 기교 등은 생략하여 실질적 내용이 정확하게 전달될 수 있도록 작성하는 것이 가장 타당하다.

축하문은 그 전달하는 시기가 매우 중요하다. 즉, 개업이나 창업 또는 취임이나 승진 등에 따른 축하문은 통상 그 행위시에 도달하는 것이 가장 바람직하다. 예컨대, 개업이나 승진이 되기 이전이나 개업이나 승진이 된 이후 일정기간이 지나 세삼 축하문을 보내는 등은 축하문을 보내는 의미가 상실되므로 축하문은 그 행위시(당일이 좋으나 늦어도 수일 이내)에 도달할 수 있도록 함이 적절하다.

초대장은 어떤 행사에 초대하는 것이므로 늦어도 행사 1주일 전에 상대에게 도달할 수 있어야만 상대의 참석여부와 스케줄 조정 등에 따른 제 문제를 해결하고 불참시 초대에 응하지 못하는 답신을 받아 볼 수 있고, 또 행사주최측에서도 참석여부에 따른 대처수단의 방안 등 시간적 여유가 필요하기 때문이다.

안내문은 어떤 행사에 관한 안내이므로 행사일정에 맞추어 적절한 시기에 상대에게 도달할 수 있도록 하여야 한다.

1) 소장의 제출에 의하는 경우
소의 제기는 소장을 작성하여 법원에 제출하는 방법이 원칙이며, 이 때 소장의 부본 기타 첨부서류는 피고에게 송달하여야 하므로 피고의 수에 상응하는 수의 부본을 첨부하여야 한다.

2) 통상의 소장내용
① 표 제
② 당사자와 법정대리인 및 소송대리인의 성명과 주소
③ 사건명
④ 청구취지
⑤ 청구원인
⑥ 입증방법
⑦ 첨부서류
⑧ 작성연월일
⑨ 원고 또는 원고소송대리인의 성명과 날인
⑩ 법원의 표시

1) 의 의
소장을 작성하여 관할법원 접수창구에 제출하면 되는데(우편접수 가능), 담당공무원, 직원이 거부한 때에는 거부한 법원사무관 등의 소속법원에 이의를 신청할 수 있다.

제소전 화해 사건은 상대방의 보통재판적 소재지 지방법원의 토지관할에 속한다. 즉, 상대방의 주소지 관할법원에 신청하면 된다.

신청은 서면 또는 말 어느 방식으로든 할 수 있으며 말로 신청하는 경우에는 법원사무관 등이 조서에 그 취지를 기재하고 기명날인하여야 한다.

제소전 화해신청서

① 신청서에는 청구취지, 청구원인과 다투는 사정을 밝혀야 한다. 다만, 전술한 바와 같이 당사자간에 이미 성립한 계약에 공증 및 집행력을 얻고자 하는 대부분의 화해신청에 있어서는 청구취지에 신청인의 상대방에 대한 청구뿐 아니라, 신청인이 상대방에 대하여 하여야 하는 급여(의무)까지 함께 표시되는 경우가 많다.
다투는 사정은 법원이 화해를 권고함에 있어서는 쌍방의 의사접근 정도, 다툼의 내용, 쟁점 등을 알아두는 것이 편리하리라는 관점에서 이를 명시하도록 한 것이다. 위와 같이 이미 성립된 계약에 공증 및 집행력을 얻고자 하는 화해신청에 있어서는 '당사자 쌍방의 의사가 접근하였다'는 정도로 청구원인에 이어 간단히 부기하는 것이 보통이다.

② 화해신청에는 소에 관한 규정이 준용된다. 따라서 신청서에는 당사자와 법정대리인의 성명, 주소를 명시하고, 작성 연월일과 법원을 표시하고 부속서류가 있으면 그것도 표시하여야 한다.

화해신청서에는 소장에 첩부할 인지의 5분의 1에 해당하는 인지를 붙여야 한다. 즉, 그 청구취지와 원인이 소장에 기재된 것으로 가상하여 소가 규정에 관한 예규에 따라 소가를 정하고 이에 따른 인지액을 산출한 후 그 5분의 1에 해당하는 인지를 첩부하여야 한다. 다만, 화해신청에 있어서의 청구취지는 소장에 있어서의 청구취지보다 훨씬 잡다할 뿐더러 전술한 바와 같이 신청인의 청구권 외에 의무이행사항까지 함께 기재되는 것이 보통이므로 소가의 산정에 있어 문제가 생기는 경우가 많다.
이 경우에는 신청인을 위한 청구취지이건 피신청인을 위한 청구취지이건 가릴 것 없이 그 전체를 신청인이 자기 이익을 청구하는 것으로 의제하여 소가를 산정하여야 한다. 따라서 합산하는 것을 원칙으로 하되, 중복청구에 해당하는 때에는 그중 다액인 청구의 가액을 소가로 한다.

화해가 성립되면 법원사무관 등은 화해조서를 작성하여야 하고, 그 조서에는 당사자와 법정대리인의 표시, 청구취지, 청구원인, 화해조항, 날짜와 법원을 표시하고 판사와 법원사무관 등이 기명날인 한다. 화해조서는 확정판결과 동일한 효력이 있으며, 화해성립일로부터 7일 이내에 그 정본을 쌍방 당사자에게 송달하여야 한다.

① 판사가 화해의 기일에 화해를 권고하였으나 불응하는 경우에는 당사자간 다툼의 상황에 따라 새로운 기일을 열어 다시 화해를 시도할 수도 있으나, 바로 불성립으로 처리할 수도 있다. 또 당사자의 일방 또는 쌍방이 기일에 불출석한 경우도 마찬가지이다.

② 위 화해불성립조서는 그 등본(정본이 아니다)을 당사자 쌍방에게 송달하여야 한다. 이는 불출석한 당사자에게 불성립의 취지를 알려주는 의미가 있을 뿐 아니라 출석한 당사자에 있어서도 후술의 소제기신청을 할 수 있는 불변기일을 진행시켜 사건처리의 매듭을 짓기 위한 것이다.

1) 의 의
화해불성립의 경우에 당사자(신청인은 물론 피신청인 쪽에서도)는 그 쟁의를 소송으로 해결하기 위하여 소제기신청을 할 수 있다. 소제기신청이 있으면 화해신청시로 소급하여 신청인이 소를 제기한 것으로 보게 된다. 어느 쪽에서 소제기신청을 하였든 간에 당초의 화해신청인이 원고로 되고 화해 피신청인이 피고로 됨은 물론이다.

2) 신청기간
소제기신청은 불성립의 조서등본이 송달된 날로부터 2주 이내에 하여야 하는바, 이 기간은 불변기간이다. 위 조서등본이 송달되기 전에도 신청할 수 있다.

3) 신청 및 접수
신청방식에 관하여는 특별한 제한이 없으므로 서면이나 말로 할 수 있다. 소제기신청에는 대법원규칙이 정하는 바에 따라 인지를 붙여야 한다.

2) 효 과
변제공탁을 하면 채무가 소멸하므로 채무자는 채무를 면하게 되고, 채권자는 채무자에게 채무이행을 청구하지 못하고 대신 공탁소에 대하여 공탁물(채무의 목적물)의 지급을 청구할 수 있다.

3) 신청절차
법원의 공탁소에 비치된 공탁서와 공탁통지서를 받아 일정한 서류와 함께 제출하면 공탁공무원이 이를 심사하여 공탁을 수리하게 되고 그후 공탁자가 공탁물을 공탁물보관은행에 납입하면 되며, 지정한 납입기일까지 납입하지 않으면 공탁수리결정은 그 효력이 상실된다.

4) 공탁물출급청구
변제공탁을 하면 공탁서상 공탁물을 수령할 자로 기재된 채권자(피공탁자)가 공탁물을 수령할 수 있는 권리를 공탁물출급청구권이라고 하며, 피공탁자로부터 상속·양도·전부 등으로 인하여 공탁물출급청구권을 승계받은 자도 공탁물출급청구권이 있으며, 피공탁자(채권자)가 공탁을 수락하는 경우에는 일정한 서류를 갖추어 공탁물을 출급청구할 수 있다.

5) 공탁물 회수청구
변제공탁자가 민법 제489조의 사유(채권자의 공탁수락 전, 공탁 유효의 판결이 확정되기 전)나 착오로 공탁을 한 때 또는 공탁의 원인이 소멸한 때에는 자신이 공탁한 공탁물을 회수할 수 있는 권리를 공탁물회수청구권이라고 하며, 공탁자로부터 상속·양도·전부 등으로 인하여 공탁물회수청구권을 승계받은 자도 공탁물회수청구권을 갖는다.

2) 재판상보증공탁의 공탁원인사실
재판상보증공탁의 공탁원인사실은 보통 가압류보증, 가처분보증, 가압류취소보증, 가처분취소보증, 강제집행정지의 보증, 강제집행취소의 보증, 강제집행속행의 보증, 소송비용담보, 가집행담보, 가집행을 면하기 위한 담보 등이 있으며, 보증공탁을 신청하는 절차는 변제공탁과 동일하다.

3) 공탁의 신청
재판상 보증공탁을 하여야 할 경우 중 가압류보증, 가처분보증, 소송비용담보 등의 경우는 법원의 허가를 얻어 금융기관 또는 보험회사와 지급보증계약을 체결한 문서(보증서)를 공탁서에 갈음하여 집행법원에 제출할 수 있다.

4) 보증공탁물 지급
재판상보증공탁의 경우에는 손해담보를 위하여 공탁한 것이므로 통상 담보취소결정으로 공탁원인이 소멸되기 전에는 회수할 수 없고, 다만 착오로 공탁한 경우에는 담보취소결정없이도 회수할 수 있으며, 지급청구절차는 변제공탁의 경우와 동일하다.

강제집행에 관한 공탁이란 강제집행절차의 어느 단계에 있어서 집행의 목적물(가압류금전이나 압류물건의 환가대금 또는 채권집행의 경우에 있어서의 변제제공금)을 집행기관이나 집행당사자 또는 제3채무자가 공탁소에 공탁하여 그 목적물의 관리와 집행당사자에의 교부를 공탁절차에 따라 행하도록 하기 위하여 하는 공탁을 말한다.

목적물을 단순히 보관하기 위하여 하는 공탁을 말한다. 예를 들어 사채권자집회의 소집청구 및 의결권 행사를 위하여 무기명식 채권을 가진 자가 그 채권을 공탁하는 경우 등이 있다.

몰취공탁이란 일정한 사유가 발생하였을 때에는 공탁물을 몰취할 수 있도록 하기 위하여 인정된 공탁이고, 이는 상대방의 손해를 담보하기 위해서가 아니라 국가에 대하여 자기의 주장이 허위인 때에는 몰취의 제재를 당하여도 이를 감수한다는 취지의 공탁이다. 예컨대, 법원은 당사자 또는 법정대리인으로 하여금 보증금을 공탁하게 하여 소명에 갈음할 수 있는데, 보증금을 공탁한 당사자 또는 법정대리인이 허위진술을 한 때에는 법원은 보증금을 몰취한다.

① 증권이나 증서의 무효선언을 위한 경우 ⇒ 증권 또는 증서를 분실·도난·멸실당한 자, 즉 그 증권에 권리를 행사할 수 있는 최종소지인
② 등기·등록의 말소를 위한 경우 ⇒ 등기권리자

① 공증인가 합동법률사무소
② 법무법인
③ 임명 공증인
④ 지방검찰청 검사 또는 지방법원 등기소장

지급명령은 채무자의 보통재판적 있는 곳의 지방법원 또는 민사소송법 제7조 내지 제9조, 12조, 제18조의 규정에 의한 지방법원의 전속관할에 속한다. 쉽게 말하면, 채무자의 주소가 있는 곳을 관할하는 법원 또는 채무자에게 사무소나 영업소가 있는 경우에 그 사무소, 영업소에 관계되는 곳을 관할하는 법원 및 불법행위지, 근무지, 어음의 지급지, 채권의 의무이행지를 관할하는 법원에 제기할 수 있다.
위의 사무소, 영업소란 채무자 자신이 경영하는 사무소, 영업소를 말하는 것이지, 채무자가 피용자로서 근무하는 타인의 사무소, 영업소를 말하는 것이 아님은 물론이다. 청구액에 관계없이 단독판사가 담당한다는 점 및 순회심판소에서 처리하지 않는다는 점에 주의하여야 한다.

② 지급명령에 대한 심리는 주로 서면심리에 의한다. 즉, 우선 신청서나 구술신청조서를 심사하여 누락, 인지의 부족 등 흠이 있으면 기간을 정하여 보정을 명하고 불응할 때에는 신청서 또는 구술신청서류를 각하하여야 하며, 흠이 없는 때에는 청구의 내용을 검토하여 불명확한 부분이 있으면 서면으로 보정을 명하거나 채권자를 심문하여 명확히 하여야 할 것이다.

이상에서 설명한 바와 같이 5개의 원칙적인 일은 서로 관련되어 있고, 또 그 중요성이 크므로 하나하나 체크해보는 것에 따라 서로의 검증이 되는 것이기도 하다.
한편, 위 기재의 원칙적인 사항은 아니지만 오자, 탈자에도 주의를 기울여야 한다. 애써서 쓴 문서도 오자가 있으면 신뢰성을 잃고 더나아가 날짜나 중요한 문구에 오자나 탈자가 있어 그 의미 등이 바뀌는 경우가 있으므로 이 또한 반드시 확인하는 것이 중요하다.

참고로 문서는 예법을 중시하여 기재하되 문장은 알기 쉽고 명료하게 실용을 기하되 현대적으로 문장을 작성하여야 한다. 또 사무용 문서 등은 신속성을 필요로 하므로 신속·정확하여야 하고 후일 이를 기록하거나 증명하여야 하는 등의 절차가 필요한 문서이므로 기록 및 증명의 제공과 확인의 제공에 필요한 법률적 문서로서의 형식을 갖추어 기재하여야 한다.

아라비아 숫자를 사용(1, 2, 3, …)하되, 단 一齊, 一般, 第三者 등과 같이 용어로서 의미를 갖는 것은 아라비아 숫자를 사용하지 않는다.

① 언제 ⇒ 발신 연월일
② 누가 발신했는가 ⇒ 발신자명
③ 누구에게 보내는 것인가 ⇒ 수신자명
④ 문서작성의 목적은 무엇인가 ⇒ 본문
본문은 모두부(글의 첫머리)와 주요부, 결미부로 나눌 수 있다. 본문에는 이외에 형식적으로 첫머리의 문장과 끝부분의 문장에 인사차림의 말(삼가 아룁니다 또는 삼가 올립니다 등)과 끝맺음말이 포함된다. 또한 거기에 덧붙여 문서의 목적에 관하여 내용을 확실히 하기 위하여 중요사항에 대하여는 주요부에 쓰지 않고 하기 또는 별기(별첨)라고 하여 나타내는 경우가 많다.
이렇게 함으로써 발신자는 수신자의 기분을 상하지 않게 하여 소기의 목적을 전달할 수 있고, 수신자는 그 내용을 쉽게 파악 이해할 수 있게 된다. 이외에 첨부되어 있는 서류나 도면을 그리는 경우도 있다.

● 회사문서패턴

1. 주소·회사(법인)·조직담당·성명
   수신자가 회사 등의 법인일 때 회사명과 조직, 담당을 쓰고 연결하여 이름을 쓴다. 주소까지 쓰는 예는 적지만 기록에 남길 경우에는 주소를 쓰는 것이 좋다.
   담당만을 쓰고 성명을 생략하는 경우도 있지만 같은 조직 안에 동 직위의 관리직이 복수로 있는 경우도 있어서 성명은 반드시 기재하여야 한다.

   [예] ○○주식회사 영업부장 홍길동

2. 존칭의 말 등
   직위에 대하여 문서를 낼 경우에는「전(殿)」을 많이 사용하고 있으나, 시말서와 같은 문서에 관하여는 느낌상으로「전」은 사용하기 어렵고「양(樣)」을 사용하고 있다. 이에 대하여는 특별한 규칙은 없으나 문서의 목적과 내용에 맞추어서 사용하면 좋다.
   각위라고 하는 것은 편리한 용어로 많은 사람들에게 보낼 경우로 수신자를 특정하지 않을 때 사용한다. 즉,「○○회원 여러분」과 같은 경우를 들 수 있다. 이때 여러분은 어느 한 사람을 특정하지 않고, 관련 회원이면 누구나 그 대상(수신자)이 될 수 있다.

본문에 관한 각 항목의 포인트

1. 표제(건명)
   내용을 바로 알 수 있도록 표제를 붙인다. 표제에 이어서 괄호 안에 내용의 종류를 부기하면 한층 문서의 목적과 성질이 분명하게 된다.
   괄호 안에 부기하는 예

   [예] * 의뢰 * 확인 * 보고 * 통지 * 청구 * 조회 * 안내 * 회답 * 연락

   ● 본문의 구성도
   
2. 관사와 모두부(기어, 전문)
   ① 관사 ⇒ 문장의 첫머리 인사말을 기재
   ② 모두부 ⇒ 그 시기, 즉 계절과 그 때에 맞는 인사말을 기재(예, 신록의 계절 등)
   이는 회사문서이기 때문에 이에 대해서는 그다지 신경써서 기재할 필요는 없으나 상대의 인격을 존중하는 차원에서 경어를 사용하여 정중하게 쓰는 것이 좋다.
   
3. 주요부
   주요부의 기재방법에는 문장의 종류에 따라서 다르다. 특히, 요점에 관하여는 문장이 종료했을 때「하기」나「별첨」등을 종료 후에 하단에 기재하여 표현하는 일이 많다. 이는 요점이 확실하게 상대방에게 전달되지 않을 정도로 복잡, 난해한 문장이거나 진기한 것을 과시하는 듯한 문장은 호감이 가지 않기 때문이다.
   목적을 확실하게 한 문장을 생각하는 일이 회사문서를 작성하는 포인트라고 생각할 수 있다. 실질을 중요시하고 특히 주목받고 싶은 곳은「……」을 붙이거나 여러 가지 배려를 해주면 좋다.
   주요부의 내용구성은 6하원칙을 활용하여 작성할 수 있도록 하면 좋다.

   [예] 회의 안내 ㆍwho ⇒ 누가 …… 주최자 ㆍwhat ⇒ 무엇을 …… 의제 ㆍwhen ⇒ 언제 …… 개최일 ㆍwhere ⇒ 어디서 …… 회의 장소 ㆍwhy ⇒ 왜(무엇 때문에) …… 회의개최의 이유 ㆍhow ⇒ 어떤 식으로 …… 회의의 운영방법

   
   
4. 결미부와 결사
   ㆍ결미부
   ① 주요부에 따라 다른 것
   통상 안내 …… * 안내
   통지 …… 통지
   보고 …… 보고
   조회 …… 조회
   의뢰 …… 의뢰
   회답 …… 회답
   답장 …… 답장의 경우에는 올립니다.
   
   ② 주요부에 따라 다르지 않는 것
   잘 부탁드립니다.
   배려해 주시도록 부탁드립니다.
   때가 때인 만큼 자애하시기를 빕니다.
   
   (의뢰문) 물건조사(1)

1. 작성주체에 의한 분류
   문서는 그 작성주체에 따라 공문서와 사문서로 분류한다.
   
   ① 공문서
   공문서란 공적인 목적을 위하여 공공기관 또는 공무원이 그 직무상의 권한 내에서 작성하는 것으로 이에는 각종 법규문서와 훈령이나 예규, 지시 등에 의한 문서 및 공고문과 각종 민원문서 등이 있다.

   ② 사문서
   사문서란 개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서이나 개인이 행정기관 등에 제출하는 각종 신청서나 허가서 등은 비록 개인이 작성한 것이라 할지라도 행정기관에 제출·접수하는 것이므로 행정기관에 제출·접수가 되면 공문서가 됨에 유의하여야 한다.

2. 내용에 의한 분류
   문서는 그 내용의 공개여부 등에 따라 극비 등을 요하는 비밀문서와 이를 요하지 않는 공개문서 및 일반 사무처리에 사용되는 일반문서와 특별사무에 사용되는 특별문서로 분류할 수 있으나 이는 각 조직의 형태와 성격에 따라 조금씩의 차이가 있으나 그 조직의 극비를 요하는 경우, 즉 특별한 프로젝트에 관한 내용이나 기업의 생태 등을 요하는 경우 등에는 이를 극비로 처리하므로 비밀문서나 특별문서로 분류하여 처리하는 것이 통례이고, 누구나 알고 있는 사항이나 그 밖의 기타 비밀 등을 요하지 않은 사항은 공개문서나 일반문서에 의하여 작성한다.
   
   
3. 수신대상에 의한 분류
   수신자가 조직체 내부인인 경우에는 대내문서가 되고 수신자가 조직체 외부인인 경우에는 대외문서가 된다.
   즉, 대내문서란 사내에서의 각종 지시나 협조, 보고, 통지 등을 목적으로 하는 문서를 대내문서라 하고, 대외문서란 조직체 외적인 사항, 즉 거래처나 각종 행정기관 및 기타 일반 외부인을 상대로 만든 문서로 주문서나 청구서, 신청서 등을 말한다.

   < 참 고 > 대내(사내)문서의 구성요소 사내문서는 통상 두문과 본문, 결문으로 구성되고, 문서의 번호와 발신 연월일 및 수신자와 발신자명을 두문부에 기재하고, 제목 과 주문은 본문에 기재한 후 "이상"이나 "끝" 등의 문구를 이용하여 결문에 기재한다. 대외(사외)문서의 구성요소 대외문서의 구성은 두문과 본문, 부기, 결문으로 구성되고, 대내 문서와 마찬가지로 문서번호와 발신 연월일, 수신자명, 발신자명을 두문부에 기재하나 내부문서와는 달리 수·발신자의 주소를 기재 하여야 하고, 본문은 제목과 전문, 주문, 말문으로 구성되며 내부 문서와 같이 결문으로 마무리되나 대외문서에는 본문과 결문 사이에 부기라는 부분을 두고 여기에 추신할 글이나 첨부할 서류나 물건 및 담당자의 직위와 성명을 기재한다는 데에 차이가 있다.

4. 처리단계에 의한 분류
   이는 문서의 처리과정 및 보관형태 등 문서의 처리절차 등에 따른 분류로 여기에는 접수, 배포, 보관, 폐기나 처리(결재 등)여부 및 기안, 합의, 완결문서 등으로 분류하여 시행하고 있으나 조직의 성격과 형태에 따라 다소의 차이가 있으나 그 문서의 기본 틀에는 큰 차이가 없다.
   이는 문서는 그 제목과 형태에 불구하고 기본적 틀을 유지하고 있기 때문이다.

기안문은 6하원칙에 의하여 정확하게 작성하되 비교적 이해하기 쉽고, 간결하고, 명확하게 작성하여야 한다.

시행일자란 문서가 효력을 발생하는 날짜를 말하는 것으로 일반 조직체(회사 등) 내에서는 최종 결재권자의 결재가 있어야 그 효력이 있으므로 최종 결재일을 기재한다.