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출장보고서 작성예문


출장보고서 작성요령
출장보고서는 기업의 내부 특성이나 업무패턴에 따라 다양한 형태의 양식이 있을 수 있습니다. 출장보고서에는 우선 보고하고자 하는 내용에 대해 간결하고 핵심적 내용을 기재하도록 하여 문장이 불필요하게 길어지지 않게 할 필요가 있습니다. 특히 사회초년생의 경우에는 보고서 문장을 마치 작문을 하듯이 장황하게 작성하는 경우도 있는데, 이것은 읽는 상사로 하여금 지루함과 보고문의 신뢰성을 저하시킬 수 있으므로 가급적 간결하고 핵심적 내용을 기재하도록 할 필요가 있습니다.

출장보고서의 구체적 서술 방식은 객관적 사실을 기술하고 해당 객관적 사실에 대한 간단한 결론이나 사견은 말미에 첨부하는 귀납적 방법을 사용하거나 혹은 서두에 결론을 간단히 내리고 그 다음으로 이유를 객관적 사실을 들어 설명하는 연역적 방법의 두 가지를 이용할 수 있습니다.

결론이나 사견은 지나치게 장황하게 설명하지 않도록 하여 보고서가 객관적 보고의 기능을 넘어서지 않도록 할 필요가 있으며 경우에 따라서는 애매한 부분은 사견의 기술에 있어서 선택의 여지를 남겨두도록 하여 보고를 받는 사람이 결론에 대해 좀더 신중을 기하도록 할 필요가 있습니다.

또한 문구의 작성에 있어서 작은 글씨체는 읽는 사람으로 하여금 불편을 초래하므로 지나치게 작은 글씨체는 피할 필요가 있으며, 반면에 지나치게 굵은 글씨체는 가독성을 확보될지 모르지만 글이 엉성해 보이는 느낌을 주므로 적당한 크기의 글씨체를 선택할 필요가 있습니다.

출장보고서에는 출장지 및 출장사유에 대한 간단한 기재와 출장지에서의 업무사항, 출장을 종료하면서 얻은 결론을 기재할 필요가 있으며 필요한 경우 향후 회사에서의 대책사항 까지 제시 한다면 더 완벽한 출장보고서가 될 것입니다.

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보고서란 특정 사건에 관한 현황이나 연구, 검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서이다. 보고서의 작성요령은 각 형태에 따라 차이가 있고, 또 회사의 종류와 그 업무의 종류에 따라 그 작성방법이 다르다. 이는 각 형태별로 요구하는 사항과 그 업무의 성격이 다르므로 나타나는 현상이라 할 수 있다. 그러나 그 형태나 성격이 다를지라도 잘 정리된 보고서는 일정한 틀을 요한다.

보고서 작성요령


보고서마다 요구하는 사항이 있다. 그 요구하는 사항이 무엇인가를 확실히 파악하여 그 사실을 기록하고, 문제의식을 가지고 향후 대책을 제시하는 등의 보고서의 형태(틀)에 맞추어 간단ㆍ명료하고 확실하게 기재하는 것은 모든 보고서의 공통된 사항이라 할 수 있다.

① 요점을 명확하게 작성
보고서는 특정 사안에 관한 현황이나 연구ㆍ검토 결과를 보고하거나 건의하는 문서이다. 그러므로 특정 사안에 관한 현황이나 연구·검토 결과의 요점을 명확하게 작성하여 보고하고자 하는 내용이 무엇인지를 한 눈에 쉽게 알 수 있도록 작성하여야 한다. 그러기 위해서는 각 사안별로 문장을 나누어 일목요연하고, 간단ㆍ명료하게 기재하되 이해하기 쉬운 문구를 사용하여 전하고자 하는 내용의 취지를 충분히 전달될 수 있도록 작성하여야 한다.

② 보고의 목적과 주된 내용의 누락이 없도록
보고서는 그 보고하고자 하는 목적과 주내용이 무엇인지를 명확하게 표현하되 누락이 없어야 한다.

③ 문제점을 지적하고 적극적으로 제안
특정사안에 관한 현황이나 연구·검토 결과 문제점이 있으면 이를 지적하고 대처방안을 모색하여 제안하여야 한다.

④ 보고서의 제목
최상단의 보고서 제목은 보고서의 종류에 따라 결정된다. 매일의 업무를 보고하는 일일업무보고서, 한 주간에 진행된 업무를 보고하는 주간업무보고서, 진행되었던 사안의 결과를 보고하는 결산보고서, 회사업무로 인해 외부에 다녀온 출장보고서, 회의의 결과를 정리하는 회의보고서 등으로 표시할 수 있다.

⑤ 보고서의 세부제목
보고서의 구체적 제목은『사내 인력관리 및 조직구성에 관한 건』처럼 간결하면서도 제목만을 통해 보고하고자 하는 내용을 한눈에 알 수 있도록 하여야 한다.

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품의서와 기안서 중에 어떤 양식으로 작성해서 결재를 올려야 할지 늘 고민하고 있습니다. 도대체 둘의 차이가 무엇인가요?

• 품의서 (稟議書)
간단히 표현하자면 “진행할까요?”, “인정해 주시겠습니까?”를 묻는 것입니다.
즉 품의라 함은 어떠한 내용을 수행하기에 앞서 허락/승인 등을 구하기 위해 상정하는 행위입니다. 반면 이러한 승인 등을 구하기 위해서 그 과정 및 계획을 조금 더 상세히 예정하고 그 내용에 관해 결재를 올리는 것이 일반적으로 말하는 기안서라는 것입니다. 따라서 품의서는 "허락을 득하기" 위한 서류이고, 기안서는 "검토를 바라"는 서류 정도로 생각해 볼 수 있겠습니다.

예를 들어 경비 지출결의서 같은 것은 이미 사용한 경비에 대해서 지출을 위해 결재를 받아 허락을 하기 위한 서류입니다. 이런 경우에 품의서를 올리는 것입니다. 조금 다르게 말하자면 이미 진행된 사안에 대해서 보고 및 그 결과에 따른 조치사항에 대한 허락을 위한 서류입니다.

• 보고서 (報告書)
업무 과정 또는 결과에 관하여 상세히 보고하는 서식입니다. 결재는 회사규정에 정한 대로 득하면 됩니다. 보고서의 세부 항목들이나 구성 또한 그때 그때 상급자의 요청에 따라 배열, 조정하실 수 있으며 주로 이미 일어난 사건에 관한 보고의 형태가 많으므로 그 업무의 득실 및 반성을 중심으로 작성합니다.

• 기안서 (起案書)
진행하고자 하는 사안에 대해서 설명을 하고 검토 후 그 허락을 바라는 서류입니다. 품의서 보다는 좀더 장황할 것입니다. 즉 이는 어떤 안건에 대하여 발의하는 것으로, 어떤 일을 추진하고 싶다고 가정하면 발의 안건에 대하여 안건내용 및 예상결과까지를 개략적으로 기술하여야 합니다. 따라서 보통 기안지의 항목을 보면, 품의/보고/결재 등을 체크할 수 있도록 구분해서 쓰는 형식을 취하는 것이 일반적입니다. 넓은 의미에서 기안서는 이들 모두를 포섭할 수 있는 개념이기 때문입니다.

• 시행문 (施行文)
결재를 득한 안건에 대하여 해당부서나 현지에 명령문과 같은 공문을 발송하게 되는데 이때 작성하는 문서를 시행문이라 합니다. 서식은 회사의 성격에 맞게 사용하므로 동일 업종의 회사 서식을 구해서 참고하거나 일반적인 표준서식을 활용합니다. 결정된 사항의 실행을 명령/공지하는 공문이라고 생각할 수 있겠습니다.

※ 문서의 개념상 차이는 있을 수 있겠으나 통상 각 업체별 특성, 회사내규, 사정에 따라 적절히 선택하시어 결재를 득하시면 될 것입니다.

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