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• 회의는 주관자가 기안한 의안을 차례로 관계자들에게 돌려 의견을 묻거나 동의를 구하는 일입니다. 어떤 단체에서 회의 참석자들이 공통된 과제에 대해 의견을 교환하거나 문제의 해결 방법을 모색하는 과정을 기록하여 보존하는 것이 바로 회의록입니다.
• 회의에서 작성한 회의록은 상사나 경영간부에게 보고하는 것이 관례입니다. 따라서 회의록은 회의에서 토의된 중요한 내용과 결정된 사항들을 적절한 형식을 갖추어 정확하게 기록해야 하는 문서입니다.
 회의록 작성요령
① 결재
회의에 참석하지 않은 상사나 상부에게 회의 내용을 전달하기 위한 결재 과정입니다.
② 회의명
회의의 핵심 안건을 기재하는 항목, 여러 안건이 있을 경우 모두 적는 것이 좋습니다.
③ 일시 및 장소
회의 개최 시기 및 장소를 적는 항목입니다.
④ 회의자료
회의를 진행하면서 필요한 자료를 첨부하여 회의 참석자들에게 배포하도록 합니다.
⑤ 참석자 명단
회의에 참석한 사람과 불참한 사람들의 명단을 적는 항목입니다.
⑥ 회의 내용
회의 안건의 세부 사항을 적는 항목입니다. 회의 참석자들의 찬반 의견이나 회의 중 논의 된 사항을 일목요연하게 정리합니다. 회의 안건에 대한 진행 사항이나 계획 등을 적고 다음 회의에 논의할 사항을 따로 기입해 둡니다.
⑦ 결재자 의견
회의록을 결재한 상사의 의견을 적는 항목입니다.
⑧ 문서번호
상기와 같이 회의록을 작성할 경우에는 문서의 체계적인 관리를 위하여 문서의 고유번호 내지는 문서의 코드를 정해 문서를 일관성 있도록 분류하여 관리해야 합니다. 체계적인 문서관리 분류는 해당문서를 관리하거나 다시금 찾을 때 보다 효율적인 업무 활용도를 나타낼 수 있습니다.
 회의록 작성시 유의사항
회의록에 반드시 포함되어야 할 사항은 회의의 핵심 안건과 그 안건에서 나온 결론, 회의 후 취해야 할 행동과 스케줄, 책임자에 정보입니다. 이러한 사항이 포함되어 있으면 회의록의 목적에 부합되는 문서가 될 것입니다.
(1) 회의 안건을 자세하게 기록해야 합니다.
회의록을 작성하는 이유는 회의의 의제와 그 결정사항, 그리고 결정되기까지의 과정을 자세하게 기록하기 위해서입니다. 어떠한 안건이 결정되기까지 어떤 의견이 있었으며 찬반의견은 어떠했는지 등 회의의 모든 과정을 자세히 기록하여야 합니다. 회의록을 작성하는 사람의 개인적인 생각으로 회의 내용을 삭제하거나 자신의 생각을 추가하는 일이 없도록 주의하여 주십시오.
(2) 첨부할 자료를 꼼꼼히 챙겨야 합니다.
만약 회의록만으로 확인할 수 없는 자료에 대해서는 첨부 자료를 만들어 회의 참석자들에게 나누어 주도록 합니다. 따라서 회의록 작성자는 회의가 시작되기 전 상사와 의논하여 회의의 안건과 의논해야 할 사안에 대해 검토한 후 필요한 자료를 정리하여 문서로 만들어 두는 것이 좋습니다.
(3) 논점을 알기 쉽게 기록합니다.
회의록은 상사에게 보고되는 서류일 뿐 아니라 공식적인 업무를 기록하는 자료이므로 객관적인 태도로 서술해야 합니다. 회의의 논점을 정확히 파악하고 알기 쉽게 정리하는 노하우가 필요합니다. ☞ 회의록 작성사례 바로가기
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