업무의 효율성을 높이는 비품내역서 작성법

• 비품이란 회사에서 사용하는 유형자산 중 토지, 건물, 구축물, 선박, 기계장치, 차량운반구, 건설 중인 자산을 제외한 제반 물품을 말합니다. 비품 내역서는 회사에서 필요한 각종 비품을 구매하기 위해 작성하는 문서로 직원들의 업무 수행을 돕는 역할을 합니다. 비품내역서를 관리하는 총무부는 비품의 구입, 유지, 보수, 폐기 등의 업무를 맡으면서 비품 업체와 계약을 체결합니다. 비품내역서 작성요령 ① 신청부서 및 승인부서 비품 내역서를 작성한 부서의 책임자가 서류를 확인한 후 결재를 올리고 비품내역서를 보고받은 비품담당 부서에서 최종 승인을 하면 비품 구매 결정이 내려집니다. ② 품명 신규 또는 추가 인력이 배치될 때에는 직급별 지급 기준에 따라 별도의 신청서 없이 비품을 지급합니다. 그러나 각 부서에서 공용으로 사용하는 비품이나 특별한 목적에 필요한 비품은 비품 내역과 수량, 목적 등을 명기한 비품 내역서를 받도록 합니다. ③ 비품번호 구입 의사가 있는 비품의 번호를 적습니다. ④ 구입일시 비품의 사용 목적에 따라 구입 시기를 결정합니다. ⑤ 기존 장소 및 이전 장소 비품이 설치될 장소를 적습니다. ⑥ 보고사유 특별한 목적에 의해 필요한 비품일 경우 비품 내역서를 작성하는 이유를 적습니다. 비품내역서 작성시 유의사항 (1) 신청 품목을 정확하게 기재합니다. • 아무리 값싼 비품이라도 회사의 자산이므로 상부의 결제를 받아야 합니다. 품목별로 꼭 필요한 비품을 부서별로 의논한 후 작성하되 비품 번호와 구입일시, 사용장소까지 꼼꼼하게 기재하도록 합니다. • 부서별로 작성한 비품내역서는 총무부에서 취합하여 해당 업체에 비품신청서를 보냅니다. 신청품목에 대하여 부서별로 지급하며 부서에서는 지급된 신청품목의 수량, 제품 등을 확인한 후 서명을 하도록 합니다. (2) 신청 품목의 사후 관리에도 신경 써야 합니다. • 자주 고장이 생기는 품목, 전산 장비나 통신장비와 같은 경우 문제 발생 시 회사에 큰 지장을 초래할 수 있습니다. • 따라서 이러한 품목을 기재할 때는 전문 보수업체를 지정해 두는 것이 좋습니다. 지정 업체를 정해 유지, 보수 관리 계약을 미리 해두고 신속하게 대응하면 더욱 효과적일 것입니다. (3) 구입 계획을 세우고 비품 내역서를 작성합니다. • 값싼 비품 하나라도 모이면 큰 금액이 되므로 쓸데없이 낭비하지 않도록 비품 내역서를 작성할 때 비품 사용 여부를 체크한 후 기재하도록 합니다. • 품목별로 재고점검표를 만들어 체크한 후 비품 내역서를 작성하도록 합니다. 세심한 절약과 함께 사용 습관을 개선하면 회사 업무의 효율성을 향상시킬 수 있을 것입니다. ☞ 비품내역서 작성법 및 각종 비품내역서 양식 바로가기   비품대장(기본양식)                 비품내역서(표준)                 비품내역서(간단양식)        비품청구서(기본양식)                 비품관리카드                 비품관리규정(일반양식)              비품입출고상황표                 비품 지급 관리 대장                    비품관리 체크시트                    비품목록 현황표(사무용)                 비품명세서 작성법 및 주의사항        집기비품관리대장(변동사항 확인)