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 항의서란
• 항의서는 상호간의 거래관계에서 문제가 발생한 경우, 상대방에게 불만을 전달하기 위하여 작성하는 문서입니다. 따라서 잘못 사용하면 불필요하게 문제를 확대시키거나, 심각한 역효과를 초래할 수도 있으므로 신중하게 작성해야 합니다.
• 항의서는 항의하는 사람의 곤란한 상황이나 문제점을 상대에게 충분히 전달할 수 있도록 설득력 있고 객관적으로 작성합니다.
 항의서 미리보기
① 발신기관명
해당문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며, 내부결재문서, 대내문서, 대외문서에 상관없이 기안자가 소속된 기관의 명칭을 씁니다. 기관명은 용지 위에서 3cm, 글자길이는 최소한 6-8cm로, 글자간격은 고르게 하여 정중앙에 오도록 기재합니다.yesform
② 문서번호
문서가 작성된 후 등록, 발송 시 부여하는 문서등록번호는 처리과별로 문서등록대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여합니다. 그러나 일부 공기업, 사기업, 단체에서는 문서등록번호 대신 문서발송번호를 기입하기도 합니다.
③ 시행일자
시행일자는 문서를 시행한 날짜, 즉 문서가 효력을 발생하는 날짜를 적는 것입니다. 연월일은 마침표(.)를 찍어 표시하며, 연도는 반드시 네 자리로 표기합니다.
④ 수신
수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신란에 '수신처 참조'라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 '수신처: 수신처 기호 또는 기관명'을 기입합니다. 기관 내부의 기안문일 경우는, 수신란에 '내부결재'라고 기재합니다.
⑤ 선결
선결(선람)은 최고책임자가 모두 결재하는 것을 말합니다. 지시는 최고 결재권자가 결재권을 일정한 자에게 위임하여 위임받은 자가 결재를 대신하는 것으로 사장이 과장이나 부장에게 결재권을 넘기는 것을 말합니다.
⑥ 제목
항의서의 제목은 전체의 얼굴과도 같습니다.
제목은 그 문서의 내용을 함축하여 나타내는 문구로서 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 쉬운 말로 간단하고 명확하게 표시합니다.(제목이 2줄로 길어지는 것과 수신자에게 거부감을 주는 제목은 지양되어야 합니다)
제목을 ○○○건 이라고 작성하는 것은 제목의 핵심을 모호하게 하는 문구로 부득이한 경우를 제외하고는 지양하는 것이 좋습니다.
⑦ 내용작성
<첫째, 정확한 내용 파악하기>
내 생각과 다르다고 무조건 틀린 것은 아닙니다.
객관적인 사실을 기준으로 옳고 그름을 판단해야 합니다.
<둘째, 오류내용에 대한 구체적인 지적>
어디가 어떻게 틀렸는지, 어떻게 고쳐져야 하는지에 대해 정확히 지적해야 합니다.
항의서한의 목적은 단순히 상대방을 비난하는 데 있는 것이 아니라
적절한 시정을 하도록 하거나 잘못된 내용에 대한 해명을 끌어내는데 있습니다.
<셋째, 근거자료 제시>
아무런 근거 없이 상대의 생각을 잘못 되었다고 하는 것은 어리석은 짓입니다.
항의서한에 자료를 직접 제시하여 잘못된 내용을 인정하고 올바른 내용으로 고쳐질 수 있도록 해야 합니다.
<넷째, 냉정한 대처>
아무리 옳은 일을 하더라도 흥분하여 상대의 감정을 상하게 한다면 단순히 자신만의실수로 끝나는 것이 아니라 지금껏 수많은 사람들이 노력해왔던 일을 한꺼번에 무너뜨리게 됩니다. 차분한 마음으로 상대에 대한 배려 또한 잊지 말아야 합니다.
<다섯째, 적절한 대안 제시>
잘못된 것을 지적하고 무조건 고쳐 달라고 하는 것이 아니라 근거 자료를 바탕으로 한 적적한 대안을 제시한다면 오류정보의 수정 등에 보다 효과적일 수 있습니다
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