1. 문서의 의의 |
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문서란 실무상 필요한 사항을 문장으로 적어서 나타낸 글을 뜻하는 것으로 좁은 의미로는 문자 또는 이에 대신할 수 있는 일정한 부호를 사용하여 사람의 관념 또는 의사가 표현된 말이고, 넓은 의미로는 위 좁은 의미의 문서 외에 그림이나 암호, 지도나 사진, 테이프 등도 문서에 포함된다고 말할 수 있다.
그러나 민사소송법상의 표현으로 본다면, 문서란 문자 그 밖의 기호의 조합에 의하여 사상적 의미를 표현한 유형물을 문서라고 하고 있으므로 사진이나 도면, 레코드 등은 부호를 쓰지 않기 때문에 문서라고 할 수 없다. | |
2. 문서의 기능 |
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문서란 실무상 필요한 사항을 문장으로 적어서 나타낸 글을 뜻하는 것으로 좁은 의미로는 문자 또는 이에 대신할 수 있는 일정한 부호를 사용하여 사람의 관념 또는 의사가 표현된 말이고, 넓은 의미로는 위 좁은 의미의 문서 외에 그림이나 암호, 지도나 사진, 테이프 등도 문서에 포함된다고 말할 수 있다.
그러나 민사소송법상의 표현으로 본다면, 문서란 문자 그 밖의 기호의 조합에 의하여 사상적 의미를 표현한 유형물을 문서라고 하고 있으므로 사진이나 도면, 레코드 등은 부호를 쓰지 않기 때문에 문서라고 할 수 없다. | |
3. 문서의 종류 |
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회사문서의 종류는 많지 않아 보이지만 실제로 조사해보면 상당한 수에 달한다. 이를 일일이 열거하기란 힘든 일이고, 개략적으로 설명하면 다음과 같은 것들을 들 수 있다. |
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가. 법적으로 의무가 되지 않는 것 |
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이 종류에 관해서는 여러 형태로 나눌 수 있지만 그 주요부의 내용에 따라 통지, 영업, 확인, 보고, 문안, 의뢰, 조회, 사절, 독촉, 사죄, 증명, 문안이나 소개 또는 소집 등과 같은 것들을 들 수 있고, 이를 분류하여 또 내부용과 외부용으로 나눌 수 있다. 내부용은 형식적 부분에 관하여 대부분 생략한 것이 된다. 기재례는 뒷부분을 참조.
또한 회사문서는 법률행위의 내용을 서면으로 한 것이 있다. 그 대표적인 것으로 계약서나 협정서, 각서 등을 들 수 있고, 이 또한 넓은 의미의 비즈니스 문서에 해당한다. |
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나. 법적으로 의무가 되어 있는 것 |
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법적으로 의무되어 있는 문서의 종류로는 등록, 이전, 변경, 말소신청과 각종 법령에 의한 허가 및 면허신청과 법정 계약서 등을 들 수 있다. |
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다. 문서의 분류 |
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- 작성주체에 의한 분류
문서는 그 작성주체에 따라 공문서와 사문서로 분류한다.
① 공문서
공문서란 공적인 목적을 위하여 공공기관 또는 공무원이 그 직무상의 권한 내에서 작성하는 것으로 이에는 각종 법규문서와 훈령이나 예규, 지시 등에 의한 문서 및 공고문과 각종 민원문서 등이 있다.
② 사문서
사문서란 개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서이나 개인이 행정기관 등에 제출하는 각종 신청서나 허가서 등은 비록 개인이 작성한 것이라 할지라도 행정기관에 제출·접수하는 것이므로 행정기관에 제출·접수가 되면 공문서가 됨에 유의하여야 한다.
- 내용에 의한 분류
문서는 그 내용의 공개여부 등에 따라 극비 등을 요하는 비밀문서와 이를 요하지 않는 공개문서 및 일반 사무처리에 사용되는 일반문서와 특별사무에 사용되는 특별문서로 분류할 수 있으나 이는 각 조직의 형태와 성격에 따라 조금씩의 차이가 있으나 그 조직의 극비를 요하는 경우, 즉 특별한 프로젝트에 관한 내용이나 기업의 생태 등을 요하는 경우 등에는 이를 극비로 처리하므로 비밀문서나 특별문서로 분류하여 처리하는 것이 통례이고, 누구나 알고 있는 사항이나 그 밖의 기타 비밀 등을 요하지 않은 사항은 공개문서나 일반문서에 의하여 작성한다.
- 수신대상에 의한 분류
수신자가 조직체 내부인인 경우에는 대내문서가 되고 수신자가 조직체 외부인인 경우에는 대외문서가 된다.
즉, 대내문서란 사내에서의 각종 지시나 협조, 보고, 통지 등을 목적으로 하는 문서를 대내문서라 하고, 대외문서란 조직체 외적인 사항, 즉 거래처나 각종 행정기관 및 기타 일반 외부인을 상대로 만든 문서로 주문서나 청구서, 신청서 등을 말한다.
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< 참 고 > |
- 대내(사내)문서의 구성요소
사내문서는 통상 두문과 본문, 결문으로 구성되고, 문서의 번호와 발신 연월일 및 수신자와 발신자명을 두문부에 기재하고, 제목 과 주문은 본문에 기재한 후 "이상"이나 "끝" 등의 문구를 이용하여 결문에 기재한다.
- 대외(사외)문서의 구성요소
대외문서의 구성은 두문과 본문, 부기, 결문으로 구성되고, 대내 문서와 마찬가지로 문서번호와 발신 연월일, 수신자명, 발신자명을 두문부에 기재하나 내부문서와는 달리 수·발신자의 주소를 기재 하여야 하고, 본문은 제목과 전문, 주문, 말문으로 구성되며 내부 문서와 같이 결문으로 마무리되나 대외문서에는 본문과 결문 사이에 부기라는 부분을 두고 여기에 추신할 글이나 첨부할 서류나 물건 및 담당자의 직위와 성명을 기재한다는 데에 차이가 있다. | |
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- 처리단계에 의한 분류
이는 문서의 처리과정 및 보관형태 등 문서의 처리절차 등에 따른 분류로 여기에는 접수, 배포, 보관, 폐기나 처리(결재 등)여부 및 기안, 합의, 완결문서 등으로 분류하여 시행하고 있으나 조직의 성격과 형태에 따라 다소의 차이가 있으나 그 문서의 기본 틀에는 큰 차이가 없다.
이는 문서는 그 제목과 형태에 불구하고 기본적 틀을 유지하고 있기 때문이다. |
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라. 문서의 성립 |
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문서는 문서를 작성하고 결재권자가 결재를 함으로써 문서로 성립된다. 즉, 문서는 일정한 절차와 형식에 따라 명확하게 기재하되 위법이나 부당한 사항이 없는 상태에서 결재권자의 결재가 있어야 한다. |
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마. 문서의 효력발생시기 등 |
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문서는 통상 특별한 경우를 제외하고 수신자에게 문서가 도달된 때로부터 그 효력이 발생한다. | |
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