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인사문은 기업 활동에서 회사나 자신의 특정한 사항을 상대방에게 알림으로써 서로간의 이해와 협력을 증진시키기 위한 목적으로 작성하는 것으로 가장 의례적인 비즈니스 사교문서입니다. 사회활동을 하면서 사람들과 친분을 맺게 되면 예를 지켜서 인사장을 보내야 하는 경우가 많습니다. 이 때 주의해야 할 것은 인사장이 단순한 인사치레가 되지 않도록 진심을 담아야 한다는 것입니다. 인사문은 상대를 불쾌하게 하거나 무언가 석연찮은 기분을 느끼게 하여서는 안되므로 예의를 갖추어 정중하게 자신이 전하고자 하는 내용을 전해야 합니다.

인사문 작성 시 유의사항

(1) 격식을 차려 품위 있게 작성합니다.
인사문은 직접 찾아가지 못할 경우 서신을 대신하여 자신의 소식을 전하는 것이므로 보내는 사람의 성의가 느껴지도록 정중하고 정성스럽게 표현해야 합니다.
서신의 작성에서 봉투 사용에 이르기까지 격식을 차리지 못하면 예절도 모르는 회사라는 말을 듣게 됩니다. 품위가 떨어지는 문장은 인사문을 보낸 기업의 이미지까지 좋지 않게 만들 수 있습니다. 고리타분하지만 때로는 전통적인 형식이 필요할 수도 있습니다.

(2) 경어를 사용하여 정성을 다해 작성합니다.
인사문을 작성할 때는 정중한 용어와 표현을 사용해야 합니다. 서면으로 하는 의사소통은 경어를 바르게 사용하고 표현도 정중하지 않으면 상대방에 대한 경의가 전달되지 못하고 오히려 빈축만 사게 됩니다. 호언장담하는 것은 금물이지만 산뜻하고 밝은 문장으로 앞으로의 포부를 피력한다면 좀 더 의미 있는 인사문이 될 것입니다.

(3) 인사문의 목적을 명기합니다.
인사문의 발송 목적을 명확하게 표현하는 것은 인사문의 중요한 요소입니다. 서신을 보내는 취지를 서두에 밝히도록 합니다. 회사 설립 인사, 사장 취임 인사 등 서신을 왜 보냈는가에 대해 알기 쉽도록 내용을 구성합니다. 예절을 지킨다고 불필요한 문장을 나열하지 말고 간결하고 알기 쉽게 작성하는 것이 더욱 정중한 인사문이 될 것입니다.

(4) 간단명료하게 내용을 전달합니다.
인간관계를 원활하게 하기 위해 주고받는 비즈니스 인사장은 본인의 업무나 신상에 대한 변경사항을 전하는 통지문의 성격을 갖기 때문에 전하고자 하는 내용을 정확하고 알기 쉽게 담아야 합니다.
인사문에는 그 전하고자 하는 주된 목적, 즉 개업인사의 경우 개업의 목적과 개업일시, 장소, 업종과 상호, 대표자의 성명 및 전화번호와 약도 등을 기재하여 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 하였는지를 명확하게 알 수 있도록 작성하여야 합니다.

(5) 예의를 갖추어 정성스럽게 작성합니다.
인사문을 작성할 때는 용어사용에 신중을 기해 겸손하고 올바른 경어를 사용해야 하며, 방문인사를 대신하는 것이므로 보내는 사람의 성의가 느껴지도록 정중하고 정성스럽게 표현해야 합니다.
하나하나의 문구마다 경어로 정성을 다하여 작성하고 이를 확인·검토하여 미흡한 부분은 수정·보완하여야 합니다.