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 연락문이란
• 연락문서란 조직구성원간의 의사전달, 즉 연락의 수단으로 이용되는 문서를 말하는 것으로 업무의 연락이나 조회, 회답, 통지
등이 이에 속합니다.
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비즈니스와 관련하여 연락문서는 상대방에게 일정한 정보를 전달하는 실용문서 중의 하나입니다.
 연락문 미리보기
① 문서번호
문서가 작성된 후 등록, 발송 시
부여하는 문서등록번호는 처리과별로 문서등록대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여합니다. 그러나 일부 공기업, 사기업, 단체에서는
문서등록번호 대신 문서발송번호를 기입하기도 합니다.
② 수신
수신기관이 한 기관인 경우는 그대로
수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신란에 '수신처 참조'라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 '수신처: 수신처 기호 또는
기관명'을 기입합니다. 기관 내부의 기안문일 경우는, 수신란에 '내부결재'라고 기재합니다.
③ 내용
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문서를 작성하기 위하여는 먼저 어떠한 서식(틀)에 작성할 것인가를 생각하여야 하며, 글자는 쉽고 간명한 한글을 사용하되 표준말과
순화된 용어를 사용하고, 문체는 구어체(…입니다, …습니다 등)를 기준으로 작성하며, 한자를 병용할 경우 상대가 읽기 편하도록 배려하여 균형을
생각하면서 사용하되 현재 쓰이는 한자(당용 한자)나 상용한자를 사용하여 작성합니다.
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문장은 간단,명료하고 알기 쉽게 작성하되 6하원칙에 맞추어 일목요연하게 각 사안별로 나누어 배열하여야 합니다.
• 회사 내부의 커뮤니케이션이므로 예절에 치우칠 필요는 없습니다. 지나친 예절이 연락내용을 불명확하게 할
수도 있습니다.
• 간결한 표현으로 짧고 쉽게 전하는 것이 원칙입니다. 그러나 조회·의뢰
등 상대방에게 부담을 주는 내용인 경우에는 아무리 회사 내부라 하더라도 최소한의 예의를 지키는 것이 바람직합니다.
• 수치·수량·상황 등 정보를 전하는 내용인 경우에는 정확을 기해야 합니다. 잘못된 정보의 제공이 회사
경영에 매우 큰 영향을 주는 수가 있습니다. 또한 그 표기에 오자·탈자 등도 없도록 합니다.
☞ 연락문 작성법 및 각종 연락문 양식
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