무료서식 폼다운 블로그

품의서와 기안서 중에 어떤 양식으로 작성해서 결재를 올려야 할지 늘 고민하고 있습니다. 도대체 둘의 차이가 무엇인가요?

• 품의서 (稟議書)
간단히 표현하자면 “진행할까요?”, “인정해 주시겠습니까?”를 묻는 것입니다.
즉 품의라 함은 어떠한 내용을 수행하기에 앞서 허락/승인 등을 구하기 위해 상정하는 행위입니다. 반면 이러한 승인 등을 구하기 위해서 그 과정 및 계획을 조금 더 상세히 예정하고 그 내용에 관해 결재를 올리는 것이 일반적으로 말하는 기안서라는 것입니다. 따라서 품의서는 "허락을 득하기" 위한 서류이고, 기안서는 "검토를 바라"는 서류 정도로 생각해 볼 수 있겠습니다.

예를 들어 경비 지출결의서 같은 것은 이미 사용한 경비에 대해서 지출을 위해 결재를 받아 허락을 하기 위한 서류입니다. 이런 경우에 품의서를 올리는 것입니다. 조금 다르게 말하자면 이미 진행된 사안에 대해서 보고 및 그 결과에 따른 조치사항에 대한 허락을 위한 서류입니다.

• 보고서 (報告書)
업무 과정 또는 결과에 관하여 상세히 보고하는 서식입니다. 결재는 회사규정에 정한 대로 득하면 됩니다. 보고서의 세부 항목들이나 구성 또한 그때 그때 상급자의 요청에 따라 배열, 조정하실 수 있으며 주로 이미 일어난 사건에 관한 보고의 형태가 많으므로 그 업무의 득실 및 반성을 중심으로 작성합니다.

• 기안서 (起案書)
진행하고자 하는 사안에 대해서 설명을 하고 검토 후 그 허락을 바라는 서류입니다. 품의서 보다는 좀더 장황할 것입니다. 즉 이는 어떤 안건에 대하여 발의하는 것으로, 어떤 일을 추진하고 싶다고 가정하면 발의 안건에 대하여 안건내용 및 예상결과까지를 개략적으로 기술하여야 합니다. 따라서 보통 기안지의 항목을 보면, 품의/보고/결재 등을 체크할 수 있도록 구분해서 쓰는 형식을 취하는 것이 일반적입니다. 넓은 의미에서 기안서는 이들 모두를 포섭할 수 있는 개념이기 때문입니다.

• 시행문 (施行文)
결재를 득한 안건에 대하여 해당부서나 현지에 명령문과 같은 공문을 발송하게 되는데 이때 작성하는 문서를 시행문이라 합니다. 서식은 회사의 성격에 맞게 사용하므로 동일 업종의 회사 서식을 구해서 참고하거나 일반적인 표준서식을 활용합니다. 결정된 사항의 실행을 명령/공지하는 공문이라고 생각할 수 있겠습니다.

※ 문서의 개념상 차이는 있을 수 있겠으나 통상 각 업체별 특성, 회사내규, 사정에 따라 적절히 선택하시어 결재를 득하시면 될 것입니다.

기안용지(품의서)작성예시                 [자동화엑셀] 구매품의서        (품의서) 사무직 사원 증원에 대한 품의글              품의서 작성법 및 주의사항        (기안서) 회원가입              FAX 기안용지(자료 송신 겸용)                 기안용지_총무                 보고서관리 통합대장(저장/불러오기)        (보고서) 판매예측에 관한 보고글              일일 업무보고서(각종 현황보고)        (공문서) 대금지급요청                 시행문 양식(비표준안)           공문 작성법 및 주의사항