구매품의서란
• 구매품의서란 구매부서에서 필요한 물품의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등을 기록하여 상급자에게 결재를 구하는 양식입니다.
• 경영관리상의 안건에 관한 문서를 기안자가 작성하여 관계부서의 의견을 물은 다음 상사에게 제출하여 결재를 받게 되는데, 이를 위해 품의서라 불리는 일정의 양식을 사용하며, 미리 규정되어 있는 일정의 절차를 밟은 후 실행을 하게 됩니다.
• 관공서나 회사 등 모든 지출행위는 그 원인행위가 공문으로 남아야 하므로 구매품의서를 통해 구매내역과 적요를 기록하여 물품 구매를 결재 받으면 됩니다.
구매품의서 작성요령
구매품의서 작성 시 유의사항
(1) 간결하고 명확하게 작성합니다.
구매품의서는 상급기관에서 하급기관 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 품의하는 것이므로 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 하라는 형태로 간결하고 명료하게 작성하여야 합니다.
(2) 상부의 품의사항을 꼼꼼하게 체크합니다.
구매 내역을 기재할 때 누락된 내용이 없는지 확인하고 오탈자가 없는지 품의 받기 전 체크하도록 합니다. 상급자에게 품의 받는 문서이므로 모든 내용을 꼼꼼하게 체크하도록 합니다.
작은 품의서 한 장 제대로 작성하지 못하면 상급자의 지시를 무시한다는 인상을 줄 수 있으므로 아무리 하찮은 품의 내용이라도 정성스럽게 작성하도록 합니다. 또한 구매품의서를 대충 작성할 경우 어떠한 것을 어떻게 하라는 지시인지 알 수 없거나 잘못된 지시내용을 이행하는 등의 혼동을 줄 수 있으므로 주의를 기울여야 합니다.
(3) 누구나 이해하기 쉽도록 작성합니다.
구매품의서를 하달 받는 하급기관 또는 소속직원이 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 하라는 지시내용을 쉽게 이해할 수 있도록 간단․명료한 글을 이용하되 표준용어를 사용하여 작성하도록 합니다.
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