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① 언제 ⇒ 발신 연월일
② 누가 발신했는가 ⇒ 발신자명
③ 누구에게 보내는 것인가 ⇒ 수신자명
④ 문서작성의 목적은 무엇인가 ⇒ 본문
본문은 모두부(글의 첫머리)와 주요부, 결미부로 나눌 수 있다. 본문에는 이외에 형식적으로 첫머리의 문장과 끝부분의 문장에 인사차림의 말(삼가 아룁니다 또는 삼가 올립니다 등)과 끝맺음말이 포함된다. 또한 거기에 덧붙여 문서의 목적에 관하여 내용을 확실히 하기 위하여 중요사항에 대하여는 주요부에 쓰지 않고 하기 또는 별기(별첨)라고 하여 나타내는 경우가 많다.
이렇게 함으로써 발신자는 수신자의 기분을 상하지 않게 하여 소기의 목적을 전달할 수 있고, 수신자는 그 내용을 쉽게 파악 이해할 수 있게 된다. 이외에 첨부되어 있는 서류나 도면을 그리는 경우도 있다.

● 회사문서패턴

1. 주소·회사(법인)·조직담당·성명
   수신자가 회사 등의 법인일 때 회사명과 조직, 담당을 쓰고 연결하여 이름을 쓴다. 주소까지 쓰는 예는 적지만 기록에 남길 경우에는 주소를 쓰는 것이 좋다.
   담당만을 쓰고 성명을 생략하는 경우도 있지만 같은 조직 안에 동 직위의 관리직이 복수로 있는 경우도 있어서 성명은 반드시 기재하여야 한다.

   [예] ○○주식회사 영업부장 홍길동

2. 존칭의 말 등
   직위에 대하여 문서를 낼 경우에는「전(殿)」을 많이 사용하고 있으나, 시말서와 같은 문서에 관하여는 느낌상으로「전」은 사용하기 어렵고「양(樣)」을 사용하고 있다. 이에 대하여는 특별한 규칙은 없으나 문서의 목적과 내용에 맞추어서 사용하면 좋다.
   각위라고 하는 것은 편리한 용어로 많은 사람들에게 보낼 경우로 수신자를 특정하지 않을 때 사용한다. 즉,「○○회원 여러분」과 같은 경우를 들 수 있다. 이때 여러분은 어느 한 사람을 특정하지 않고, 관련 회원이면 누구나 그 대상(수신자)이 될 수 있다.

본문에 관한 각 항목의 포인트

1. 표제(건명)
   내용을 바로 알 수 있도록 표제를 붙인다. 표제에 이어서 괄호 안에 내용의 종류를 부기하면 한층 문서의 목적과 성질이 분명하게 된다.
   괄호 안에 부기하는 예

   [예] * 의뢰 * 확인 * 보고 * 통지 * 청구 * 조회 * 안내 * 회답 * 연락

   ● 본문의 구성도
   
2. 관사와 모두부(기어, 전문)
   ① 관사 ⇒ 문장의 첫머리 인사말을 기재
   ② 모두부 ⇒ 그 시기, 즉 계절과 그 때에 맞는 인사말을 기재(예, 신록의 계절 등)
   이는 회사문서이기 때문에 이에 대해서는 그다지 신경써서 기재할 필요는 없으나 상대의 인격을 존중하는 차원에서 경어를 사용하여 정중하게 쓰는 것이 좋다.
   
3. 주요부
   주요부의 기재방법에는 문장의 종류에 따라서 다르다. 특히, 요점에 관하여는 문장이 종료했을 때「하기」나「별첨」등을 종료 후에 하단에 기재하여 표현하는 일이 많다. 이는 요점이 확실하게 상대방에게 전달되지 않을 정도로 복잡, 난해한 문장이거나 진기한 것을 과시하는 듯한 문장은 호감이 가지 않기 때문이다.
   목적을 확실하게 한 문장을 생각하는 일이 회사문서를 작성하는 포인트라고 생각할 수 있다. 실질을 중요시하고 특히 주목받고 싶은 곳은「……」을 붙이거나 여러 가지 배려를 해주면 좋다.
   주요부의 내용구성은 6하원칙을 활용하여 작성할 수 있도록 하면 좋다.

   [예] 회의 안내 ㆍwho ⇒ 누가 …… 주최자 ㆍwhat ⇒ 무엇을 …… 의제 ㆍwhen ⇒ 언제 …… 개최일 ㆍwhere ⇒ 어디서 …… 회의 장소 ㆍwhy ⇒ 왜(무엇 때문에) …… 회의개최의 이유 ㆍhow ⇒ 어떤 식으로 …… 회의의 운영방법

   
   
4. 결미부와 결사
   ㆍ결미부
   ① 주요부에 따라 다른 것
   통상 안내 …… * 안내
   통지 …… 통지
   보고 …… 보고
   조회 …… 조회
   의뢰 …… 의뢰
   회답 …… 회답
   답장 …… 답장의 경우에는 올립니다.
   
   ② 주요부에 따라 다르지 않는 것
   잘 부탁드립니다.
   배려해 주시도록 부탁드립니다.
   때가 때인 만큼 자애하시기를 빕니다.
   
   (의뢰문) 물건조사(1)