흑백테레비
2010. 10. 21. 21:25
| 1. 개요 |
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기안문서란 어떤 사항의 문제해결을 위한 처리방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 것으로 기업의 형태, 종류, 업무의 내용에 따라 다를 수 있으나 통상 상급자의 지시사항이나 자신의 업무발안 및 각종 법령이나 예규의 변경 등에 이용되고 있다. | |
| 2. 기안문서의 작성 |
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가. 작성 전 준비사항 |
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기안문서를 작성하기에 앞서 먼저 그 목적을 파악하는 것이 중요하다. 즉, 기안문을 작성하는 목적과 작성이유, 기대효과와 결재권자의 의도 및 지시내용을 숙지하고 이에 따른 관계법령 및 참고문헌을 찾는 등으로 정보를 수집한 후 이를 이용하여 기안 목적에 맞는 초안을 작성한다. |
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나. 검토와 확인 |
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기안자는 기안문의 주요내용을 분명히하여 문장을 구성하고 간결·명료하고 이해하기 쉽게 본안을 작성한 후 잘못된 부분이나 불필요한 부분 및 중요사항의 누락이 없는지 등을 확인·검토하여야 한다. |
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다. 작성시 주의사항 |
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기안문은 6하원칙에 의하여 정확하게 작성하되 비교적 이해하기 쉽고, 간결하고, 명확하게 작성하여야 한다. | |
| 3. 작성요령 |
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가. 발신기관 |
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먼저 해당 문서를 발신하는 기관(회사 등)의 명칭을 기재하되 내·외부문서에 상관없이 기안자가 소속된 기관의 명칭을 우편번호와 주소 및 전화번호와 전송번호, 담당자를 기재한다. |
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나. 문서번호 |
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문서번호는 통상 기관기호, 분류기호, 붙임표 및 문서등록번호로 구성하되 문서관리의 전산화와 문서검색을 용이하게 하여 문서의 관리 및 이용을 편리하게 하여 준다.
문서번호에 붙이는 기관기호는 통상 두 글자로 기관명의 약칭을 사용하며, 분류번호는 연도별 일련번호나 연도표시 일련번호 등을 사용하고 있으나 행정기관 등과 같은 곳에서는 문서를 분류 구성하여 분류번호를 사용하고 있는 경우도 있다.
또한 문서등록번호는 문서가 작성된 후 등록·발송시 부여하는 것으로 처리부서별로 문서등록대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 붙이는 것이나 일반 기업체에서는 문서발송번호로 기입하여 사용하는 경우도 많다. |
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다. 시행일자 |
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시행일자란 문서가 효력을 발생하는 날짜를 말하는 것으로 일반 조직체(회사 등) 내에서는 최종 결재권자의 결재가 있어야 그 효력이 있으므로 최종 결재일을 기재한다. |
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라. 보존기관 |
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기안문서의 보존기간은 공문서인 경우는 공문서의 분류 및 보존에 관한 규칙에 따라 그 기간을 기재하고, 이에 정하여져 있지 않거나 일반적인 문서의 경우 각 자체규약 등에 의하여 기재하거나 기재하지 않는 경우도 있다. 보통 일반 회사 등에서는 이 보존기간의 기재는 생략한다.
한편, 보존기간은 통상 영구보존과 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등으로 나누어 그 기간을 규정하고 있다. |
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마. 수신기관 |
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수신기관에 앞서 경유할 기관이 있는 경우 경유란에 그 기관명을 기재하고, 수신란에 수신기관명을 기재하되 내부의 기안문일 경우 내부결재라 기재하면 된다. 또한 참조란에는 문서를 직접 접수·처리할 부서의 실무책임자의 직명을 기재하되 문서를 처리할 최하위 보존기간의 주무부서장(과장급)을 기재함이 타당하다. |
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바. 문서처리안 |
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문서처리인에는 취급에 관한 사항(비밀사항 등인 경우 암호나 음어사용과 전신이나 모사전송 등)과 기관장(기관장의 직명과 결재시 서명과 결재일자), 보존(문서작성기관에서의 보존기간), 보조기관(보조기관이란 결재권자를 보좌하는 직속 하급자를 말하는 것으로 결재권자의 결재를 받기 전에 보조<보좌>기관의 검토를 받아 함으로 보조기관명을 쓰고 서명<전결 혹은 대결>을 받아야 한다)과 기안(기안자의 성명과 서명) 및 협조(기안문의 내용이 다른 기관의 업무와 관련이 있을 경우 그 기관의 협조를 받아야 하므로 협조자의 직위와 서명)로 구성되어진다. |
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사. 제목 |
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기안문의 제목은 전체의 내용을 한 눈에 파악할 수 있는 글로 간단·명료하게 기재하되 상대에게 전달하고자 하는 핵심적인 사항을 알 수 있도록 하여야 한다. 즉, 영업보고나 ○○교육안내 등과 같이 조회, 질의, 의뢰, 통지, 소개, 독촉 등의 문구를 제목의 말미에 붙여 사용하되 그 내용은 1줄을 넘지 않게 하는 것이 좋다. |
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아. 내용 |
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내용은 전문과 주문 및 말문으로 구성하여 작성하되 상대에게 전달하고자 하는 내용을 6하원칙에 따라 간단·명료하게 작성하여야 한다. |
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자. 추신과 첨부 |
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추신은 통상 본문중에 내용을 빠뜨리거나 강조하고자 할 때 본문 하단에 본문과 구분하여 기재하고, 첨부는 동 문서와 관련하여 첨부하여야 할 참고서류나 금전, 유가증권 및 기타 물품 등이 첨부될 때에 그 첨부되는 서류 등의 명칭과 수량(부수)을 기재한다. |
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차. 발신명 |
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문서의 발신은 발신기관의 기관장 명의로 발신하나 내부문서인 경우 발신명을 기재하지 아니한다. |
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카. 수신처 |
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수신처는 수신기관이 두 곳 이상일 경우 문서의 말미에 수신처란을 만들어 기입하되 발신자 명의란부터 한줄 아래 기준선부터 표기한다. | |
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